Aktenlagerung - sicher, sauber, trocken und preiswert
Gesetzliche Bestimmungen verpflichten Sie verschiedenste Akten über lange Zeiträume aufzubewahren. Ob Ihnen die Akten wichtig sind oder nicht, spielt keine Rolle - Sie sind dazu verpflichtet. Hier kommen wir ins Spiel. In einem persönlichem Gespräch, erörtern wir welche Leistungen für Sie in Frage kommen. Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen nach dem BDSG werden garantiert und in Abstimmung mit Ihnen schriftlich garantiert.
- Aktenlagerung in verschließbaren Räumen oder Containern
- in Eigenregie oder durch uns verwaltet
- Abhol- und Lieferservice von Akten
- Aktenverwaltung - so wissen Sie immer wo was steht
- Aktenvernichtung nach BDSG
- Sicherheit durch Brandschutzvorrichtungen und Alarmanlage
- videoüberwachtes, beheiztes Lager
- gut stapelbare Aktenkarton oder Archivboxen
- Regale zum mieten oder kaufen
- uvm.
Aufbewahrungsfristen
Damit Ihnen die Beurteilung leichter fällt, was Sie vernichten dürfen und was unbedingt aufbewahrt werden muss, erhalten Sie hier eine Übersicht der Aufbewahrungsfristen.
Nach § 147 Absatz 1 und 3 Abgabenordnung müssen Unternehmen Geschäftsunterlagen 10 bzw. 6 Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrungsfristen beginnen am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen gemacht worden sind oder das Schriftgut entstanden ist. Das bedeutet: Ein Geschäftsvorfall, den ein Unternehmen z.B. am 31. März abgeschlossen hat, muss ab 1. Januar des folgenden Jahres zehn oder sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Eine Betriebsprüfung führt zu keiner Verlängerung der Aufbewahrungsfristen.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können die Geschäftsunterlagen vernichtet werden, es sei denn, daß die Steuerfestsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, die Finanz- verwaltung also eine Steuer z. B. noch durch einen Steuerbescheid erheben kann (§§ 169, 170 Abgabenordnung): Dann dürfen Unternehmen die betreffenden Geschäftsunterlagen nicht vernichten.
Folgende Geschäftsunterlagen müssen Unternehmen 10 Jahre aufbewahren (01.01.2021: Vernichtung aus 2010 und früher):
- Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)
- Abschreibungsunterlagen
- Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
- Akkreditive
- Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege)
- Anlagenvermögensbücher und -karteien
- Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung
- Ausgangsrechnungen
- Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege
- Bankbelege
- Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-Buchhaltung)
- Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen
- Betriebskostenrechnungen
- Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)
- Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege)
- Bilanzen (Jahresabschlüsse)
- Bilanzunterlagen
- Buchungsanweisungen
- Buchungsbelege
- Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)
- Depotauszüge (soweit nicht Inventare)
- Doppel von Rechnungen
- Eingangsrechnungen
- Einnahmenüberschussrechnung
- Eröffnungsbilanzen
- Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege)
- Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)
- Gehaltslisten
- Geschäftsberichte
- Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)
- Grundbuchauszüge
- Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)
- Gutschriften
- Handelsbücher
- Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz)
- Inventar
- Jahresabschlüsse und Erläuterungen
- Journale für Hauptbuch und Kontokorrent
- Kassenberichte
- Kassenbücher und –blätter
- Kontenpläne und Kontenplanänderungen
- Kontenregister
- Kontoauszüge
- Konzernabschlüsse
- Konzernlageberichte (mit zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen u. sonst. Or- ganisationsunterlagen)
- Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege, nach Ablauf des Kreditvertrages)
- Lageberichte
- Lagerbuchführungen
- Lieferscheine (soweit Buchungsbelege)
- Lohnbelege (soweit Buchungsbelege)
- Lohnlisten
- Magnetbänder mit Buchfunktion
- Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)
- Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung
- Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens)
- Quittungen
- Rechnungen
- Reisekostenabrechnungen
- Sachkonten
- Saldenbilanzen
- Spendenbescheinigungen
- Steuerunterlagen und Steuererklärungen
- Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege)
- Überweisungsbelege
- Umsatzsteuervoranmeldungen
- Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
- Verkaufsbücher
- Vermögensverzeichnis
- Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)
- Wareneingangs- und -ausgangsbücher
- Wechsel (soweit Buchungsbelege)
- Zollbelege
- Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)
Folgende Geschäftsunterlagen müssen Unternehmen 6 Jahre aufbewahren (01.01.2021: Vernichtung 2014 und früher)
- Abtretungserklärungen nach Erledigung
- Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben
- Ausfuhrunterlagen
- Bankbürgschaften
- Bestell- und Auftragsunterlagen
- Betriebsprüfungsberichte
- Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)
- Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage, nach Ablauf des Vertrages)
- Einfuhrunterlagen
- Exportunterlagen
- Finanzberichte
- Frachtbriefe
- Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)
- Geschenknachweise
- Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)
- Handelsregisterauszüge
- Investitionszulage (Unterlagen)
- Kassenzettel
- Mahnungen und Mahnbescheide
- Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)
- Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)
- Preislisten
- Protokolle (allgemeiner Art)
- Schadensunterlagen
- Schriftwechsel (allgemein)
- Überstundenlisten
- Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen, soweit nicht Buchungsbelege)
- Versand- und Frachtunterlagen
- Versicherungspolicen
- Verträge (soweit nicht Buchungsgrundlage)
Hinweis: Diese Aufstellung soll nur erste Hinweise geben und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl mit größtmöglicher Sorgfalt durch die IHK erstellt, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.