Aktenlagerung, Verwaltung und Vernichtung - aus einer Hand!
Gesetzliche Bestimmungen verpflichten Sie verschiedenste Akten über lange Zeiträume aufzubewahren. Ob Ihnen die Akten wichtig sind oder nicht, spielt keine Rolle - Sie sind dazu verpflichtet. Hier kommen wir ins Spiel. In einem persönlichem Gespräch, erörtern wir welche Leistungen für Sie in Frage kommen. Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen nach dem BDSG werden garantiert und in Abstimmung mit Ihnen schriftlich garantiert.
- Aktenlagerung in verschließbaren Räumen oder Containern
- in Eigenregie oder durch uns verwaltet
- Abhol- und Lieferservice von Akten
- Aktenverwaltung - so wissen Sie immer wo was steht
- Aktenvernichtung nach BDSG
- Sicherheit durch Brandschutzvorrichtungen und Alarmanlage
- videoüberwachtes, beheiztes Lager
- gut stapelbare Aktenkarton oder Archivboxen
- Regale zum mieten oder kaufen
- uvm.
Aufbewahrungsfristen
Damit Ihnen die Beurteilung leichter fällt, was Sie vernichten dürfen und was unbedingt aufbewahrt werden muss, erhalten Sie hier eine Übersicht der Aufbewahrungsfristen.
Nach § 147 Absatz 1 und 3 Abgabenordnung müssen Unternehmen Geschäftsunterlagen 10 bzw. 6 Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrungsfristen beginnen am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen gemacht worden sind oder das Schriftgut entstanden ist. Das bedeutet: Ein Geschäftsvorfall, den ein Unternehmen z.B. am 31. März abgeschlossen hat, muss ab 1. Januar des folgenden Jahres zehn oder sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Eine Betriebsprüfung führt zu keiner Verlängerung der Aufbewahrungsfristen.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können die Geschäftsunterlagen vernichtet werden, es sei denn, daß die Steuerfestsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, die Finanz- verwaltung also eine Steuer z. B. noch durch einen Steuerbescheid erheben kann (§§ 169, 170 Abgabenordnung): Dann dürfen Unternehmen die betreffenden Geschäftsunterlagen nicht vernichten.
Folgende Geschäftsunterlagen müssen Unternehmen 6 Jahre aufbewahren
Wichtiger Hinweis: Diese Fristen gelten nur, wenn keine steuerliche Außenprüfung begonnen hat, kein Steuerbescheid angefochten wird oder keine anderen gesetzlichen Gründe eine längere Aufbewahrung erfordern.
Alle Angaben ohne Gewähr!
| 6-JÄHRIGE AUFBEWAHRUNGSFRIST | |
|---|---|
| Dokumenttyp | Beschreibung |
| Geschäftsbriefe | Empfangen und versendet |
| Aktenvermerke | Schriftwechsel |
| Angebote | Mit Auftragsfolge |
| Mahnbescheide | Zahlungsaufforderungen |
| Betriebsprüfungsberichte | Vom Finanzamt |
| Versicherungspolicen | Nach Ablauf |
| Verträge | Nach Vertragsende |
| Frachtbriefe | Versand- und Frachtunterlagen |
| Kreditunterlagen | Korrespondenz |
| Kalkulationsunterlagen | Kostenrechnungen |
Wichtige Zusatzinformationen
• Lieferscheine: Gem. § 147 Abs. 3 AO gilt für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungs-frist mit dem Erhalt bzw. Versand der Rechnung.
• Beginn der Frist: Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist (z.B. Dokument datiert 2015, Frist beginnt 01.01.2016).
• Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der letzten Handlung.
• Bei laufenden Betriebsprüfungen können längere Aufbewahrungsfristen gelten.
• Datenschutz beachten: DSGVO-konforme Vernichtung erforderlich.
• Im Zweifelsfall: Lieber ein Jahr länger lagern als zu früh vernichten!
• Rechtsgrundlagen: § 147 AO, § 257 HGB, Bürokratieentlastungsgesetz IV
Folgende Geschäftsunterlagen müssen Unternehmen 8 Jahre aufbewahren
Wichtiger Hinweis: Diese Fristen gelten nur, wenn keine steuerliche Außenprüfung begonnen hat, kein Steuerbescheid angefochten wird oder keine anderen gesetzlichen Gründe eine längere Aufbewahrung erfordern.
Alle Angaben ohne Gewähr!
| 8-JÄHRIGE AUFBEWAHRUNGSFRIST | |
|---|---|
| Dokumenttyp | Beschreibung |
| Rechnungen | Eingangs- und Ausgangsrechnungen |
| Kostenbelege | Buchungsbelege |
| Gutschriften | Gutschriftsanzeigen |
| Lieferscheine | Soweit Buchungsbelege |
| Kassenzettel | Soweit Buchungsbelege |
| Bankbelege | Mit Qittungen |
| Kontoauszüge | Bank- und Postkonten |
| Nachnahmebelege | Zahlungsbelege |
| Kassenbücher | Kassenberichte und -blätter |
Wichtige Zusatzinformationen
• Lieferscheine: Gem. § 147 Abs. 3 AO gilt für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungs-frist mit dem Erhalt bzw. Versand der Rechnung.
• Beginn der Frist: Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist (z.B. Dokument datiert 2015, Frist beginnt 01.01.2016).
• Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der letzten Handlung.
• Bei laufenden Betriebsprüfungen können längere Aufbewahrungsfristen gelten.
• Datenschutz beachten: DSGVO-konforme Vernichtung erforderlich.
• Im Zweifelsfall: Lieber ein Jahr länger lagern als zu früh vernichten!
• Rechtsgrundlagen: § 147 AO, § 257 HGB, Bürokratieentlastungsgesetz IV
Folgende Geschäftsunterlagen müssen Unternehmen 10 Jahre aufbewahren
Wichtiger Hinweis: Diese Fristen gelten nur, wenn keine steuerliche Außenprüfung begonnen hat, kein Steuerbescheid angefochten wird oder keine anderen gesetzlichen Gründe eine längere Aufbewahrung erfordern.
Alle Angaben ohne Gewähr!
| 10-JÄHRIGE AUFBEWAHRUNGSFRIST | |
|---|---|
| Dokumenttyp | Beschreibung |
| Jahresbilanzen | Jahresabschlüsse |
| Gewinn-/Verlustrechnungen | G&V-Rechnungen |
| Handelsbücher | Mit Nebenbüchern |
| Journale | Kontenregister |
| Anlagevermögensbücher | Inventare |
| Vermögensverzeichnis | Bestandsverzeichnis |
| Lohnbelege | Lohnlisten |
| Prozessakten | Gerichtsunterlagen |
| Steuerunterlagen | Steuerbescheide |
| Abrechnungsunterlagen | Betriebskostenabrechnung |
Wichtige Zusatzinformationen
• Lieferscheine: Gem. § 147 Abs. 3 AO gilt für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungs-frist mit dem Erhalt bzw. Versand der Rechnung.
• Beginn der Frist: Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist (z.B. Dokument datiert 2015, Frist beginnt 01.01.2016).
• Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der letzten Handlung.
• Bei laufenden Betriebsprüfungen können längere Aufbewahrungsfristen gelten.
• Datenschutz beachten: DSGVO-konforme Vernichtung erforderlich.
• Im Zweifelsfall: Lieber ein Jahr länger lagern als zu früh vernichten!
• Rechtsgrundlagen: § 147 AO, § 257 HGB, Bürokratieentlastungsgesetz IV